чебурек ням ням ням

Електронний етикет: як писати листи

“Привет!
Я Оксана. Посмортрите мое резюме.
Спасибо.”

Те, що ти щойно прочитав – реальний відгук на вакансію. Якщо ти коли-небудь писав щось подібне – це погано.

Ми зібрали в цій статті загальновідомі, та вимучені гірким досвідом, поради, щоб твій перший лист роботодавцю точно обернувся джоб-офером.

1) Тема

Обов’язково заповнюй тему листа. По-перше, так ти проявляєш повагу, адже допомагаєш людині одразу зрозуміти про що піде мова. По-друге, лист без теми найімовірніше потрапить в спам і всі твої зусилля будуть марними.
Вписуючи тему, вибери головну ідею листа. Ніколи не пиши: «хочу до вас на роботу!!!» або «ваш ідеальний кандидат». Краще вказати: «відгук на вакансію офіс-менеджера» чи щось на кшталт.

Тема має бути короткою – 2-3 слова. І ніколи без потреби не додавай слів «терміново» чи «важливо!»  – якщо це виявиться брехнею, на листа тобі точно ніхто не відповість.

 

2). Вітання

Якщо тобі відоме ім’я адресата, обов’язково звернись до нього на ім’я.

“Доброго дня, Ірино Володомирівно», або «Вітаю, Вікторе» . У діловому листуванні, вважається, що якщо ти не ставиш звертання до когось конкретного, то звертаєшся до усієї організації, а це може викликати непорозуміння.

Не пиши “Привіт”, “Хей”, “Здоровенькі були”, якщо не впевнений, що у компанії це вітається. І, будь ласка, не пиши, за російським аналогом «Доброго времени суток», «доброго часу доби». Будь-які варіації цього виразу –  зло.

 

3) Структура.

Від того, чи правильно буде складено листа, залежить чи відреагує одержувач на твоє повідомлення.

Якщо ти колись чув про принцип «перевернутої піраміди» – саме час згадати його. Його використовують журналісти при написанні інформаційних статей, але він чудово підходить і для листування. Сенс в тому, що ти повинен донести головну ідею свого звернення в перших двох реченнях. Все, що йде після – уточнення та розгорнення. І не забувай довгі листи розбивати на абзаци. Великі тексти лякають.

Якщо твій лист не до кінця тебе влаштовує – перепиши. Те, що не подобається тобі, навряд чи сподобається адресату.

Лайфхак: часто змінюючи форматування тексту (шрифт, кегель), ти ризикуєш відправити людині пустого листа, або повного ієрогліфів. Тому в діловому листуванні утримайся від оригінальних шрифтів та підкреслень. Краще Arial, зате з відповіддю.

І пам’ятай, що будь-який лист має логічно завершуватись, тому потурбуйся, щоб текст не обривався на півслові та залишав відчуття …

 

4) Не лий води!

Це могла оцінити твоя вчителька з української. Але якщо це лист на роботу – не треба писати як сильно ти закоханий у мистецтво і тому хочеш працювати продавцем-консультантом в магазині одягу. Говори по суті та формулюй своє звернення так, аби воно було зрозуміле з першого ж речення.

Ніяких P.S. Все, що можна сказати в листі – кажи в листі.

 

Лайфхак: заповнюй поле «Кому» в останню чергу. Так менше шансів, що ти випадково відправиш незавершеного листа.

 

5) Важливі звички.

  • В перших листах обов’язково вказуй повністю своє ім’я та прізвище, без скорочень. А краще створи шаблон з номером телефону, посиланням на соцмережі, посадою та профілем в LinkedIn. Так з тобою буде легше зв’язатись у випадку непорозумінь.
  • Якщо для тебе дуже важливо отримати відповідь певного дня – обов’язково вкажи це. Люди можуть не відповідати тижнями. 
  • Заведи звичку відписувати на усі листи в найкоротші терміни. Якщо відчуваєш, що тобі потрібен час підготуватись – попередь про це. Наприклад, напиши, що на виконання тестового завдання тобі знадобиться 2 дні.

6) Вкладення.

Якщо прикріпляєш файл (скажімо, резюме) – обов’язково вкажи це в листі. Часто людина може недогортати твоє звернення до кінця, або банально не побачить вкладення. І так само з’ясуй чи може твій одержувач прийняти поштою великі файли  (портфоліо, відео). Можливо, для нього буде зручніше зробити це через файлообмінник.

 

7) Будь ввічливим.

Цим ствердженням ми не відкрили тобі Америку, але дуже часто про ввічливість забувають вже у третьому листі. Звертання на ім’я, вставні слова, прохання, а не вказівки підвищують твої шанси отримати відповідь.
Завжди став себе на місце одержувача – приємно тобі було б отримати такого листа? Що б ти відповів?

 

Ніколи не пиши КАПСОМ! Адресату здаватиметься, що ти кричиш. Щоб виділити важливе повідомлення краще пиши з нового рядка, додаючи пропуски з обох боків.

 

8). Уникай неоднозначних жартів.

  • Під час листування твій співрозмовник не бачить виразу твого обличчя, жестів та пози і не чує тону та інтонації голосу. Тому не додавай жартів, які можна не так розтлумачити. Те, що тобі здасться кумедним, іншого може образити.
  • Не зловживай емоційними забарвленнями. Жодних «…», «!!!», або тисячі смайлів. В діловому листуванні краще взагалі уникати емоджи та пичок. Тільки якщо це менш формальний лист, просте графічне зображення усмішки “:)” допоможе знизити напругу.

 

9). Перечитуй!

Серйозно, краще 15 разів перевірити текст на помилки і лише тоді тиснути «Відправити». Дрібні, незначні огріхи чи пропущені букви демонструють твою уважність та повагу до співрозмовника, а точніше їхню відсутність. Хто захоче брати на роботу менеджера, який полінувався перечитати листа та імпульсивно настрочив 3 абзаци?

 

10). Прощання.

В діловому листуванні заведено бажати одержувачу «гарного дня»  чи просто лишати «з повагою, Борис». Це теж хороший варіант, якщо ти не маєш на меті запам’ятатись, а виконуєш формальність.

Побажання і твоє ім’я – останнє, що прочитає твій потенційний роботодавець в листі, тому не буде зайвим зробити це оригінально.

Наприклад, побажати гарного настрою, продуктивного робочого тижня, теплих вихідних, приємного вечора чи веселих свят. Таких варіантів можна вигадати безліч, залежно від сфери, в якій хочеш працювати.

Наче дрібничка, але лишає приємний післясмак.

 

11) Останнє правило.

Якщо ти хочеш, щоб тебе сприймали серйозно – ніколи не відправляй листа з мила, на кшталт “milayakoshechka@rambler.ru”. Краще заведи окрему пошту для ділових листувань, а в її назві не вписуй нічого, окрім власного імені та прізвища. Бажано писати його повністю, або скоротити ім’я до ініціалу. Повір, така пересторога одного разу тебе врятує.

 

Сподіваємось, тепер ти завжди отримуватимеш відповіді від роботодавців і лише позитивні. Щасти!

=